При работе с электронным документооборотом (ЭДО) корректное указание оснований полномочий является обязательным требованием для юридической значимости документов. Рассмотрим, как правильно оформлять эту информацию.
Содержание
При работе с электронным документооборотом (ЭДО) корректное указание оснований полномочий является обязательным требованием для юридической значимости документов. Рассмотрим, как правильно оформлять эту информацию.
Основные виды полномочий в ЭДО
- На основании устава организации
- По доверенности
- В соответствии с приказом о назначении
- На основании трудового договора
- По законодательным нормам (для госорганов)
Что писать в поле "Основание полномочий"
| Тип представителя | Рекомендуемая формулировка | Дополнительные сведения |
| Руководитель организации | "На основании Устава" | Указать реквизиты устава |
| Работник по доверенности | "На основании доверенности №__ от __" | Приложить скан доверенности |
| Государственный служащий | "На основании Положения о __" | Ссылка на нормативный акт |
| ИП без сотрудников | "На основании свидетельства о регистрации ИП" | Указать ОГРНИП |
Требования к оформлению в различных ЭДО
1. Для системы Диадок
- Указывать конкретный документ-основание
- Прикреплять скан доверенности при необходимости
- Для руководителей - ссылка на выписку из ЕГРЮЛ
2. В системе СБИС
- Допускается общая формулировка для штатных сотрудников
- Требуется подтверждение полномочий через ЭП
- Для доверенных лиц - обязательное указание реквизитов доверенности
Частые ошибки при указании полномочий
- Использование формулировки "по должности" без подтверждающих документов
- Отсутствие реквизитов документа-основания
- Указание устаревших или недействительных документов
- Несоответствие между заявленными полномочиями и фактическими правами
- Использование некорректных названий документов
Рекомендации по оформлению
- Для юридических лиц указывать ссылки на учредительные документы
- Физическим лицам - ссылаться на договор или доверенность
- Госорганам - использовать официальные наименования нормативных актов
- Всегда проверять актуальность указанных документов
Правильное указание основания полномочий в ЭДО обеспечивает юридическую силу документам и защищает от возможных оспариваний. При возникновении сомнений рекомендуется консультироваться с юристом по корпоративному праву.
