| Элемент | Описание |
| Шапка документа | Реквизиты организации, исходящий номер, дата |
| Ссылка на входящее заявление | Номер и дата полученного заявления |
| Основной текст | Решение по существу заявления |
| Подпись | Должность и ФИО ответственного лица |
- Укажите полное наименование организации
- Проставьте исходящий номер и дату
- Напишите ФИО и адрес заявителя
- Начните со ссылки на полученное заявление
- Изложите суть рассмотренного вопроса
- Четко сформулируйте принятое решение
- При отказе укажите правовые основания
| Тип ответа | Пример формулировки |
| Положительный | "На основании изложенного, Ваше заявление удовлетворяется..." |
| Отрицательный | "В удовлетворении Вашего заявления отказано в связи с..." |
| Информационный | "Сообщаем, что по Вашему заявлению принято следующее решение..." |
- Оформляется на бланке организации
- Содержит ссылки на статьи ТК РФ
- Подписывается руководителем
- Регистрируется в журнале входящей/исходящей корреспонденции
- Содержит ссылки на нормативные акты
- Направляется заказным письмом с уведомлением
| Тип заявления | Срок ответа |
| Обращение гражданина | 30 дней с момента регистрации |
| Заявление сотрудника | 10 рабочих дней |
| Жалоба на действия должностных лиц | 15 рабочих дней |
- Сохраняйте копии всех направленных ответов
- Используйте официально-деловой стиль изложения
- При отказе обязательно указывайте основания
- Фиксируйте дату вручения ответа заявителю
Грамотно составленный ответ на заявление демонстрирует уважение к заявителю и соблюдение правовых норм. Соблюдение установленной структуры и сроков ответа поможет избежать претензий и жалоб.
